Dedykowany CRM z konfiguratorem zestawów fotowoltaicznych. Z 45 min do 6 min na ofertę, zero błędów doboru, +32% konwersji ofert w pierwszych 6 miesiącach po wdrożeniu.
szybsze przygotowanie oferty (45 min → 6 min)
wyższa konwersja ofert w 6 miesięcy
błędów doboru komponentów PV
czas odpowiedzi na lead (było 4h)
handlowców i PM-ów korzysta z CRM codziennie
od discovery do produkcji
Bruk-Bet Fotowoltaika to polska firma z branży OZE, jeden z większych producentów i dystrybutorów instalacji fotowoltaicznych w Polsce. Sprzedaje zestawy PV dla klientów indywidualnych, firm i farm fotowoltaicznych: zarówno bezpośrednio, jak i przez sieć partnerską. Zespół handlowy liczy kilkunastu doradców terenowych i biurowych, a nadzór merytoryczny nad ofertami prowadzą Project Managerowie.
Firma rośnie w tempie narzucanym przez rynek fotowoltaiki: od kilkudziesięciu ofert miesięcznie do kilkuset. Procesy oparte na arkuszach Excel, które działały, gdy było 3 handlowców, przestały skalować się przy zespole liczącym kilkanaście osób.
Przed wdrożeniem zespół Bruk-Bet Fotowoltaika pracował w oparciu o współdzielone arkusze XLSX z listą produktów magazynowych i szablonem oferty. Każda oferta była w praktyce ręczną kompozycją modułów fotowoltaicznych, falowników, okablowania i elementów montażowych. Warsztaty z handlowcami ujawniły 5 powtarzających się problemów:
Handlowiec otwierał szablon, kopiował produkty z listy magazynowej, ręcznie sumował moc instalacji, sprawdzał, czy wszystkie niezbędne elementy są ujęte (moduł, falownik, optymalizatory, okablowanie, konstrukcja), kalkulował cenę, formatował PDF. Każda oferta zajmowała 45-60 minut, co oznaczało maksymalnie 5-6 ofert dziennie per handlowiec.
W 15-20% ofert pojawiały się błędy: za mało modułów do osiągnięcia docelowej mocy, niedopasowany falownik (za mały lub przewymiarowany), zapomniane optymalizatory przy instalacjach zacienionych. Każdy błąd kosztował: albo reklamacja klienta, albo dopłata instalatora z kieszeni firmy.
Oferty żyły w mailach i lokalnych folderach. Dwóch handlowców mogło obsługiwać tego samego klienta niezależnie od siebie: wysyłając dwie różne oferty i kanibalizując marżę. Project Manager dowiadywał się o konflikcie dopiero, gdy klient sam go zgłaszał.
Każda oferta powyżej określonej wartości wymagała akceptacji Project Managera. W praktyce: handlowiec wysyłał ofertę mailem do PM, PM odpowiadał mailem lub telefonicznie, handlowiec wracał z korektą. Średni czas akceptacji: 4-6 godzin: w tym czasie klient często dostawał już ofertę od konkurencji.
Ceny komponentów (moduły, falowniki) zmieniały się w cyklu miesięcznym. Stare oferty sprzed 2-3 miesięcy były wyciągane z folderów i wysyłane klientom z nieaktualną kalkulacją. Skutek: albo marża poniżej kosztu, albo cena wyższa niż u konkurencji.
Na warsztatach kickoff wspólnie z zarządem, PM-ami i 3 handlowcami zdefiniowaliśmy cele mierzalne, po których ocenimy wdrożenie po 6 miesiącach:
Wywiady z 8 osobami: 4 handlowcami (różne województwa), 2 Project Managerami, dyrektorem sprzedaży, administratorem. Shadowing: siedzieliśmy obok handlowca i obserwowaliśmy jak rzeczywiście pracuje, nie jak mówi że pracuje. Efekt: dokument z 34 user stories, mapa procesu ofertowania AS-IS vs TO-BE, lista komponentów z magazynu z ich kategoriami i kompatybilnością.
Zaprojektowaliśmy 4 persony (handlowiec, PM, dyrektor, administrator) i dla każdej zdefiniowaliśmy top tasks. Zbudowaliśmy klikalny prototyp w Figmie z 6 kluczowymi ścieżkami: tworzenie oferty, edycja draftu, akceptacja PM, wysyłka do klienta, duplikacja oferty, raport handlowca. Prototyp testowaliśmy z 3 handlowcami: wyszło 12 poprawek przed linią developmentu.
6 sprintów dwutygodniowych. Zespół: 2 developerów (backend + fullstack), UX designer (częściowo), tech lead. Każdy sprint kończył się demo dla zespołu klienta (PM-ów i 2 handlowców "ambasadorów"), feedback wchodził do backlogu. Nie przesuwaliśmy deadline'u: tnęliśmy scope w mniej krytycznych modułach (raporty poszły na fazę 2).
Nie robiliśmy big-bangu. 5 handlowców (ambassadorzy z warsztatów + 2 sceptycznych) pracowało równolegle na starym Excelu i nowym CRM. Zbieraliśmy feedback codziennie przez pierwszy tydzień, potem co 3 dni. Znaleźliśmy 23 drobne poprawki: głównie ergonomia formularzy i szybkość filtrowania w magazynie.
Dwa dwugodzinne szkolenia online (rano i popołudniu, żeby każdy handlowiec mógł dołączyć), napisany podręcznik użytkownika (12 stron, screenshoty z realnych scenariuszy), dedykowany kanał Slack do zgłaszania problemów. Po 2 tygodniach od rolloutu Excel został formalnie wycofany.
Serce systemu. Handlowiec wybiera typ instalacji (dach skośny, dach płaski, grunt), docelową moc i ewentualne parametry specjalne (zacienienie, magazyn energii, wallbox). System automatycznie dobiera moduły, falownik, okablowanie i elementy montażowe z magazynu, waliduje kompatybilność i moc, przelicza cenę netto/brutto. Wszystkie reguły doboru spisane w jednym miejscu, łatwo aktualizowane przez administratora bez developera.
Wszystkie oferty w jednym miejscu, z filtrami po handlowcu, statusie, wartości, dacie. Statusy: draft, w akceptacji PM, zaakceptowana, wysłana, przyjęta, odrzucona, umowa podpisana. Widoczność pipeline'u dla PM i dyrektora: w czasie rzeczywistym, bez pytania handlowców "jak Ci idzie".
Handlowiec składa ofertę → jeśli wartość > progu lub niestandardowy zestaw, idzie do PM → PM akceptuje w panelu lub odsyła z komentarzem. Powiadomienia push + mail. Średni czas akceptacji spadł z 4-6h do <45 minut.
Baza komponentów (moduły, falowniki, okablowanie, konstrukcja) z ceną zakupu, marżą, stanami magazynowymi. Cena w ofercie pobierana zawsze z aktualnej bazy, nigdy z kopii sprzed tygodnia. Duplikacja starej oferty automatycznie odświeża ceny z komunikatem "cena zaktualizowana o X zł".
Jeden klik → PDF ofertowy z logiem Bruk-Bet, parametrami zestawu, wizualizacją schematu, kalkulacją ROI. Wysyłka bezpośrednio z panelu przez SMTP klienta: handlowiec nie musi kopiować do Outlooka. Historia wysyłek w CRM + auto-przypomnienia po 3 i 7 dniach bez odpowiedzi.
Dla PM i dyrektora: skuteczność handlowców, średnia wartość oferty, czas od lead do oferty, win-rate per kanał pozyskania, rotacja komponentów w magazynie. Raporty miesięczne eksportowane do PDF/Excel na spotkania zarządu.
Po akceptacji klienta, oferta konwertuje się w szkic umowy z automatycznie wypełnionymi danymi klienta, zestawu, ceny, warunkami. Handlowiec nie przepisuje: sprawdza, dopisuje numer NIP/PESEL jeśli brakuje, i wysyła do podpisu. Skrócenie czasu stworzenia umowy z 20 min do 3 min.
Backend: PHP 8.2 + Laravel. Database: PostgreSQL 15. Frontend: Vue 3 + Inertia.js (hybrid SSR/SPA, bez SPA bundle boilerplate). Autoryzacja: Laravel Sanctum + role-based access control (5 ról, 40+ uprawnień). Pliki i PDF: własny renderer na wkhtmltopdf + S3-kompatybilne storage. Mail: SMTP klienta + queue'y na background workerach. Monitoring: uptime + Sentry na błędy.
Infrastruktura: VPS 8 vCPU / 16 GB RAM w Polsce, PostgreSQL na osobnym serwerze z replikacją do backup node, Nginx + PHP-FPM, cron dla przypomnień. Pełny backup bazy co 6h na S3 zewnętrznego providera. Deploy przez GitHub Actions + Deployer, zero-downtime.
Sześć miesięcy po rollout'u porównaliśmy KPI przed i po wdrożeniu:
„Handlowcy, którzy na początku byli sceptyczni, po miesiącu sami przychodzili z pomysłami, co jeszcze dodać do systemu. To był moment, kiedy wiedziałem, że wdrożenie się udało.”
Trzy rzeczy, które zrobiliśmy dobrze i które polecamy każdemu, kto wdraża CRM w firmie handlowej:
Chcesz podobny CRM dla swojej firmy handlowej albo produkcyjnej? Sprawdź systemy CRM dla firm albo umów rozmowę scopingową.
