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Individuelles CRM mit Konfigurator für Photovoltaik-Sets. Von 45 auf 6 Minuten pro Angebot, keine Auswahlfehler, plus 32% Angebotskonversion in den ersten 6 Monaten nach der Einführung.
schnellere Angebotserstellung (45 min → 6 min)
höhere Angebotskonversion in 6 Monaten
weniger Fehler bei der Auswahl von PV-Komponenten
Reaktionszeit auf Leads (vorher 4 Std.)
Vertriebsmitarbeiter und Projektmanager nutzen das CRM täglich
von Discovery bis Produktion
Bruk-Bet Fotowoltaika ist ein polnisches Unternehmen aus der Branche der erneuerbaren Energien, einer der größeren Hersteller und Distributoren von Photovoltaikanlagen in Polen. Es verkauft PV-Sets an Privatkunden, Unternehmen und Solarparks: sowohl direkt als auch über ein Partnernetzwerk. Das Vertriebsteam umfasst über ein Dutzend Außendienst- und Innendienstberater, und die fachliche Aufsicht über die Angebote führen Projektmanager.
Das Unternehmen wächst in einem Tempo, das vom Photovoltaikmarkt vorgegeben wird: von einigen Dutzend Angeboten pro Monat auf mehrere Hundert. Die auf Excel-Tabellen basierenden Prozesse, die mit 3 Vertriebsmitarbeitern funktionierten, ließen sich bei einem Team von über einem Dutzend Personen nicht mehr skalieren.
Vor der Umsetzung arbeitete das Team von Bruk-Bet Fotowoltaika mit gemeinsam genutzten XLSX-Tabellen mit einer Liste der Lagerprodukte und einer Angebotsvorlage. Jedes Angebot war in der Praxis eine manuelle Zusammenstellung von Photovoltaikmodulen, Wechselrichtern, Verkabelung und Montageelementen. Die Workshops mit den Vertriebsmitarbeitern offenbarten 5 wiederkehrende Probleme:
Der Vertriebsmitarbeiter öffnete die Vorlage, kopierte Produkte aus der Lagerliste, summierte manuell die Anlagenleistung, prüfte, ob alle notwendigen Elemente enthalten waren (Modul, Wechselrichter, Optimierer, Verkabelung, Konstruktion), kalkulierte den Preis und formatierte das PDF. Jedes Angebot dauerte 45 bis 60 Minuten, was maximal 5 bis 6 Angebote pro Tag und Vertriebsmitarbeiter bedeutete.
In 15 bis 20% der Angebote traten Fehler auf: zu wenige Module, um die Zielleistung zu erreichen, ein unpassender Wechselrichter (zu klein oder überdimensioniert), vergessene Optimierer bei verschatteten Anlagen. Jeder Fehler kostete: entweder eine Kundenreklamation oder eine Nachzahlung des Installateurs aus der Tasche des Unternehmens.
Angebote lebten in E-Mails und lokalen Ordnern. Zwei Vertriebsmitarbeiter konnten denselben Kunden unabhängig voneinander betreuen: sie schickten zwei verschiedene Angebote und kannibalisierten die Marge. Der Projektmanager erfuhr von dem Konflikt erst, wenn der Kunde ihn selbst meldete.
Jedes Angebot über einem bestimmten Wert erforderte die Freigabe des Projektmanagers. In der Praxis: der Vertriebsmitarbeiter schickte das Angebot per E-Mail an den Projektmanager, dieser antwortete per E-Mail oder Telefon, der Vertriebsmitarbeiter kam mit einer Korrektur zurück. Durchschnittliche Freigabezeit: 4 bis 6 Stunden: in dieser Zeit erhielt der Kunde oft bereits ein Angebot von der Konkurrenz.
Die Preise der Komponenten (Module, Wechselrichter) änderten sich im Monatsrhythmus. Alte Angebote von vor 2 bis 3 Monaten wurden aus den Ordnern geholt und mit veralteter Kalkulation an Kunden verschickt. Die Folge: entweder eine Marge unter den Kosten oder ein Preis, der höher war als bei der Konkurrenz.
In den Kickoff-Workshops haben wir gemeinsam mit der Geschäftsführung, den Projektmanagern und 3 Vertriebsmitarbeitern messbare Ziele definiert, anhand derer wir die Umsetzung nach 6 Monaten bewerten:
Interviews mit 8 Personen: 4 Vertriebsmitarbeitern (verschiedene Regionen), 2 Projektmanagern, dem Vertriebsleiter, einem Administrator. Shadowing: wir saßen neben dem Vertriebsmitarbeiter und beobachteten, wie er tatsächlich arbeitet, nicht wie er sagt, dass er arbeitet. Ergebnis: ein Dokument mit 34 User Stories, eine Prozesslandkarte der Angebotserstellung AS-IS vs. TO-BE, eine Liste der Lagerkomponenten mit ihren Kategorien und ihrer Kompatibilität.
Wir haben 4 Personas entworfen (Vertriebsmitarbeiter, Projektmanager, Direktor, Administrator) und für jede die Top Tasks definiert. Wir haben einen klickbaren Prototyp in Figma mit 6 zentralen Pfaden gebaut: Angebot erstellen, Entwurf bearbeiten, Freigabe durch den Projektmanager, Versand an den Kunden, Angebot duplizieren, Vertriebsbericht. Den Prototyp haben wir mit 3 Vertriebsmitarbeitern getestet: daraus ergaben sich 12 Korrekturen vor dem Beginn der Entwicklung.
6 zweiwöchige Sprints. Team: 2 Entwickler (Backend plus Fullstack), UX-Designer (teilweise), Tech Lead. Jeder Sprint endete mit einer Demo für das Kundenteam (Projektmanager und 2 Vertriebsmitarbeiter als „Botschafter“), das Feedback floss in den Backlog. Wir haben den Deadline nicht verschoben: wir haben den Umfang in weniger kritischen Modulen gekürzt (Berichte gingen in Phase 2).
Wir haben keinen Big Bang gemacht. 5 Vertriebsmitarbeiter (Botschafter aus den Workshops plus 2 Skeptiker) arbeiteten parallel mit dem alten Excel und dem neuen CRM. Wir sammelten in der ersten Woche täglich Feedback, danach alle 3 Tage. Wir fanden 23 kleine Korrekturen: hauptsächlich die Ergonomie der Formulare und die Geschwindigkeit der Filterung im Lager.
Zwei zweistündige Online-Schulungen (vormittags und nachmittags, damit jeder Vertriebsmitarbeiter teilnehmen konnte), ein verfasstes Benutzerhandbuch (12 Seiten, Screenshots aus realen Szenarien), ein dedizierter Slack-Kanal zur Meldung von Problemen. 2 Wochen nach dem Rollout wurde Excel offiziell abgelöst.
Das Herzstück des Systems. Der Vertriebsmitarbeiter wählt den Anlagentyp (Schrägdach, Flachdach, Boden), die Zielleistung und gegebenenfalls spezielle Parameter (Verschattung, Energiespeicher, Wallbox). Das System wählt automatisch Module, Wechselrichter, Verkabelung und Montageelemente aus dem Lager aus, validiert Kompatibilität und Leistung und berechnet den Netto-/Bruttopreis. Alle Auswahlregeln sind an einem Ort hinterlegt und können vom Administrator ohne Entwickler leicht aktualisiert werden.
Alle Angebote an einem Ort, mit Filtern nach Vertriebsmitarbeiter, Status, Wert und Datum. Status: Entwurf, in Freigabe durch den Projektmanager, freigegeben, versendet, angenommen, abgelehnt, Vertrag unterzeichnet. Sichtbarkeit der Pipeline für Projektmanager und Direktor: in Echtzeit, ohne die Vertriebsmitarbeiter zu fragen „Wie läuft es bei dir“.
Der Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot → übersteigt der Wert die Schwelle oder handelt es sich um ein nicht standardmäßiges Set, geht es an den Projektmanager → dieser gibt es im Panel frei oder schickt es mit einem Kommentar zurück. Push-Benachrichtigungen plus E-Mail. Die durchschnittliche Freigabezeit sank von 4 bis 6 Std. auf unter 45 Minuten.
Eine Datenbank der Komponenten (Module, Wechselrichter, Verkabelung, Konstruktion) mit Einkaufspreis, Marge und Lagerbeständen. Der Preis im Angebot wird stets aus der aktuellen Datenbank gezogen, niemals aus einer Kopie von vor einer Woche. Die Duplizierung eines alten Angebots aktualisiert automatisch die Preise mit der Meldung „Preis um X PLN aktualisiert“.
Ein Klick → ein Angebots-PDF mit dem Bruk-Bet-Logo, den Set-Parametern, einer Visualisierung des Schemas und einer ROI-Kalkulation. Versand direkt aus dem Panel über das SMTP des Kunden: der Vertriebsmitarbeiter muss nichts nach Outlook kopieren. Versandhistorie im CRM plus automatische Erinnerungen nach 3 und 7 Tagen ohne Antwort.
Für Projektmanager und Direktor: die Leistung der Vertriebsmitarbeiter, der durchschnittliche Angebotswert, die Zeit von Lead bis Angebot, die Win-Rate pro Akquisitionskanal, die Rotation der Komponenten im Lager. Monatsberichte werden für die Vorstandssitzungen nach PDF/Excel exportiert.
Nach der Annahme durch den Kunden wandelt sich das Angebot in einen Vertragsentwurf mit automatisch ausgefüllten Daten zu Kunde, Set, Preis und Bedingungen um. Der Vertriebsmitarbeiter schreibt nichts ab: er prüft, ergänzt die Steuernummer/Personenkennziffer, falls sie fehlt, und schickt den Vertrag zur Unterschrift. Verkürzung der Zeit für die Vertragserstellung von 20 min auf 3 min.
Backend: PHP 8.2 plus Laravel. Datenbank: PostgreSQL 15. Frontend: Vue 3 plus Inertia.js (Hybrid SSR/SPA, ohne SPA-Bundle-Boilerplate). Autorisierung: Laravel Sanctum plus rollenbasierte Zugriffskontrolle (5 Rollen, 40+ Berechtigungen). Dateien und PDF: ein eigener Renderer auf Basis von wkhtmltopdf plus S3-kompatibler Storage. Mail: SMTP des Kunden plus Queues auf Background-Workern. Monitoring: Uptime plus Sentry für Fehler.
Infrastruktur: VPS 8 vCPU / 16 GB RAM in Polen, PostgreSQL auf einem separaten Server mit Replikation auf einen Backup-Node, Nginx plus PHP-FPM, Cron für Erinnerungen. Vollständiges Datenbank-Backup alle 6 Std. auf S3 eines externen Anbieters. Deployment über GitHub Actions plus Deployer, Zero-Downtime.
Sechs Monate nach dem Rollout haben wir die KPI vor und nach der Umsetzung verglichen:
„Die Vertriebsmitarbeiter, die anfangs skeptisch waren, kamen nach einem Monat von selbst mit Ideen, was wir dem System noch hinzufügen könnten. Das war der Moment, in dem ich wusste, dass die Umsetzung gelungen war.”
Drei Dinge, die wir gut gemacht haben und die wir jedem empfehlen, der ein CRM in einem Vertriebsunternehmen einführt:
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