PAF, CRM für das Schulungsmanagement

Einführung

Die Polnische Photovoltaik-Akademie ist eine renommierte Einrichtung, die hochwertige Schulungen für Photovoltaik-Installateure anbietet. Um die Effizienz des Schulungsmanagements zu steigern und den Prozess der Zertifikatsausstellung zu erleichtern.

Die Akademie wandte sich an uns, um ein CRM-System einzuführen, das die Arbeit der Koordinatoren bei der Konzeption von Schulungen, deren Verkauf, der Analyse sowie der vollständigen Historie der von Installateuren aus ganz Polen absolvierten Schulungen organisiert. Im Ergebnis der ersten Kickoff-Workshops mit dem Kunden haben wir uns entschieden, zu diesem Zweck das moderne System powerCRM zu implementieren. Diese Case Study stellt den Designprozess sowie die Herausforderungen bei der Gestaltung des UX-Systems für dieses CRM-System dar.

Projektziele

Optimierung des Schulungsprozesses

Erleichterung der Anmeldung zu Schulungen, Überwachung des Fortschritts der Teilnehmer und Automatisierung des Bewertungsprozesses

Einfaches Erhalten von Zertifikaten

Bereitstellung einer intuitiven Oberfläche zur Erstellung von Schulungen durch die Koordinatoren, zur Durchsicht und Freigabe durch den Administrator sowie zum Download nach Abschluss der Schulung durch die Installateure.

Effizientes Informationsmanagement

Zentralisierung der Teilnehmerdaten, der Schulungshistorie sowie der Bewertungen in einem einzigen System.

Projektbezogene Herausforderungen

Heterogene Nutzergruppe

Das System muss verschiedene Nutzergruppen bedienen, etwa Schulungsteilnehmer, Trainer, Administratoren und Gäste.

Datensicherheit

Der Schutz der Vertraulichkeit der Teilnehmerdaten sowie der Zertifikate erforderte die Implementierung starker Sicherheitsmechanismen sowie die Absicherung von Online-Zahlungen.

Integration mit bestehenden Systemen

Komplexe Integrationsanforderungen mit bestehenden Systemen der Akademie, etwa dem Registrierungssystem und der Datenbank der Installateure.

Anpassung an verschiedene Endgeräte

‍Sicherstellung der Responsivität der Benutzeroberfläche auf verschiedenen Endgeräten, etwa Computern, Tablets und Smartphones.

Designprozess

Anforderungsanalyse

Wir haben uns mit den Stakeholdern abgestimmt und Interviews mit der Verwaltung, den Trainern und den Schulungsteilnehmern geführt, um deren Bedürfnisse und Erwartungen an die Möglichkeiten zu verstehen, die das CRM-System für jede der Nutzergruppen bieten soll

Erstellung von Personas

Auf Grundlage vorhandener Daten / Desk Research / sowie der Bewertung der Bedürfnisse der Zielgruppe haben wir Personas für jede zentrale Nutzergruppe erstellt und dabei ihre Ziele, Herausforderungen und Präferenzen identifiziert. Die Zusammenarbeit erfolgte in Form von Workshops gemeinsam mit einem dreiköpfigen Team des Kunden.

Userflow und Architektur der Oberfläche

Der nächste Schritt, den wir in Angriff genommen haben, war die Erstellung eines Userflows für jeden Nutzertyp. Es entstanden erste Skizzen der Oberfläche unter Berücksichtigung von Navigation, Seitenlayout und Interaktionen.

UX-Prototyping

Wir haben intern einen interaktiven Prototyp entwickelt, der es den Stakeholdern ermöglichte, die Funktionen zu testen und während gemeinsam durchgeführter Workshops Anmerkungen zu äußern

‍Tests und weitere Iterationen der Prototypen mit den Nutzern des Systems

Wir haben Tests mit echten Nutzern durchgeführt, also mit den Koordinatoren, die die Hauptnutzer des Systems sind. Wir haben im Rahmen vertiefter Untersuchungen Rückmeldungen zur Usability, Verständlichkeit und Wirksamkeit des Systems gesammelt

UI-Design

Nach der Phase der Mockup-Gestaltung auf Basis der Nutzerrückmeldungen sowie weiterer Iterationen des Entwurfs haben wir mit der Gestaltung der UI-Ebene begonnen.

Ergebnisse und erreichte Ziele

Optimierter Schulungsprozess:

Im Ergebnis der Arbeiten haben wir den Anmeldeprozess der Installateure zu Schulungen vereinfacht und die Arbeitseffizienz der Koordinatoren bei der Erstellung von Schulungen nach vorgegebenen Parametern und Typen gesteigert.

Einfache Erstellung und Erhalt von Zertifikaten

‍Die Oberfläche wurde auf das einfache Durchsehen und Herunterladen von Zertifikaten durch die Installateure ausgerichtet, was deren Zufriedenheit erhöht hat. Für die Koordinatoren hat der Mechanismus zur Erstellung von Zertifikaten in Verbindung mit deren automatischem Versand per E-Mail die Arbeitszeit und den After-Sales-Aufwand erheblich verkürzt.

Effizientes Informationsmanagement

Die Zentralisierung der Daten ermöglichte ein besseres Management von Teilnehmern, Kursen und Bewertungen und trug zu einer wirksamen Verwaltung der Akademie bei.

Zusammenfassung

‍Die Gestaltung des UX-Systems für das CRM der Photovoltaik-Akademie war eine Herausforderung, doch dank des Einsatzes von Research-Strategien, eines iterativen Projektansatzes und des Testens mit Nutzern gelang es, ein modernes und wirksames System zu schaffen, das den Erwartungen der Nutzergruppen des Systems und der Mitarbeiter der Akademie entspricht.