Jak zwiększyliśmy efektywność pracy Akademii Fotowoltaicznej i zarządzanie szkoleniami

Wprowadzenie

‍

Polska Akademia Fotowoltaiczna to renomowana instytucja oferująca wysokiej jakości szkolenia dla instalatorów fotowoltaiki. Aby zwiększyć efektywność zarządzania szkoleniami oraz ułatwić proces wystawiania certyfikatów.

Akademia zwróciła się do nas by wdrożyć system CRM organizujący pracę koordynatorów związaną z opracowywaniem szkoleń, ich sprzedażą, analizą i pełną historią odbytych szkoleń przez instalatorów z całej Polski. W efekcie pierwszych warsztatów Kick Off z Klientem pozstanowiliśmy zaimplementować nowoczesny system powerCRM do tego celu. Niniejsza case study przedstawia proces projektowy oraz wyzwania związane z zaprojektowaniem systemu UX dla tego systemu CRM.

‍

Cele Projektowe

‍

Usprawnienie procesu szkoleniowego

Ułatwienie rejestracji na szkolenia, monitorowanie postępów uczestników i automatyzacja procesu oceny

‍

Łatwość uzyskiwania certyfikatów

Zapewnienie intuicyjnego interfejsu do generowania szkoleń przez koordynatorów, przeglądania i zatwierdzania przez administratora oraz pobierania po zakończonym szkoleniu przez instalatorów.

‍

Efektywne zarządzanie informacjami

Centralizacja danych uczestników, historii szkoleń oraz ocen w jednym systemie.

‍

Wyzwania projektowe

‍

Zróżnicowana grupa użytkowników

System musi obsługiwać różnorodne grupy użytkowników, takie jak uczestnicy szkoleń, instruktorzy, administratorzy i goście.

‍

Bezpieczeństwo danych

Zabezpieczenie poufności danych uczestników oraz certyfikatów wymagało implementacji silnych mechanizmów bezpieczeństwa oraz zabezpieczena płatności online.

‍

Integracja z istniejącymi systemami

Skomplikowane wymagania integracyjne z istniejącymi systemami Akademii, takimi jak system rejestracyjny i baza danych instalatorów.

‍

Dostosowanie do różnych urządzeń

‍Zapewnienie responsywności interfejsu użytkownika na różnych urządzeniach, takich jak komputery, tablety i smartfony.

‍

Proces projektowy

‍

Badanie wymagań

Skonsultowaliśmy się z interesariuszami, przeprowadzając wywiady z administracją, instruktorami i uczestnikami szkoleń, aby zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania względem możliwości jakie ma dawać system CRM dla każdej z grupy użytkowników

‍

Tworzenie person

Na bazie danych zastanych / desk research / oraz oceny potrzeb grupy docelowej przygotowaliśmy persony dla każdej głównej grupy użytkowników, identyfikując ich cele, wyzwania i preferencje. Współpraca przebiegała w formie warsztatów wraz z trzy osobowym zespołem Klienta.

‍

Userflow i architektura intefrejsu

Kolejnym etapem do jakiego przystąpilismy było przygotowanie  userflow dla każdego typu uzytkownika. Powstały wstępne szkice interfejsu, uwzględniając nawigację, układ strony i interakcje.

‍

Prototypowanie UX

Opracowaliśmy wewnętrznie interaktywny prototyp, umożliwiając interesariuszom testowanie funkcji i zgłaszanie uwag podczas wspólnie przeprowadzonych warsztatów

‍

‍Testy i kolejne iteracje prototypów z użytkownikami systemu

Przeprowadziliśmy testy z udziałem rzeczywistych użytkowników tj. koordynatorów którzy są głównymi użytkownikami systemu.  Zebraliśmy opinie dotyczące użyteczności, zrozumiałości i skuteczności systemu podczas badań pogłebionych

‍

Projektowanie UI

Po etapie projektowania makiet na podstawie opinii użytkowników oraz kolejnych iteracji projektu przystąpiliśmy do prac projektowania warstwy UI.

‍

Wyniki i osiągnięte cele

‍

Zoptymalizowany proces szkoleniowy:

W efekcie prac uprościlismy proces rejestracji instalatorów na szkolenia, zwiększyliśmy efektywność pracy koordynatorów w procesie tworzenia szkoleń wg. zadanych parametrów i typów.

‍

Łatwe generowanie i uzyskiwanie certyfikatów

‍Interfejs został dostosowany do łatwego przeglądania oraz pobierania certyfikatów przez instalatorów zwiększając ich satysfakcję. Dla koordynatorów mechanizm generowania certyfikatów połączony z ich automatyczną wysyłką drogą mailową znacznie skrócił czas pracy i obsługę posprzedażową.

‍

Efektywne zarządzanie informacjami

Centralizacja danych umożliwiła lepsze zarządzanie uczestnikami, kursami i ocenami, przyczyniając się do skutecznego administrowania Akademią.

‍

Podsumowanie

‍

‍Projektowanie systemu UX dla CRM Akademii Fotowoltaicznej stanowiło wyzwanie, ale dzięki zastosowaniu strategii badawczych, iteracyjnemu podejściu do projektu i testowaniu z udziałem użytkowników, udało się stworzyć nowoczesny i skuteczny system, spełniający oczekiwania grup użytkowników systemu i pracowników Akademii.