Wyzwanie klienta: chaos operacyjny
Klient prowadzący sklep e-commerce na platformie WooCommerce doświadczył, że wzrost sprzedaży nie był równoznaczny ze wzrostem efektywności. Ręczne procesy stały się wąskim gardłem, generując krytyczne błędy i straty czasu.
Krytyczne problemy, które eliminowaliśmy:
- Ręczne fakturowanie: Codzienne, czasochłonne wystawianie i wysyłanie faktur w systemie Comarch ERP XT.
- Brak automatycznej synchronizacji: Nieaktualne ceny i stany magazynowe w WooCommerce, prowadzące do pomyłek cenowych i logistycznych.
- Dublowanie i niespójność danych: Podwójne rekordy klientów i produktów w obu systemach.
- Brak kontroli: Konieczność ręcznego weryfikowania statusu wysyłki faktur, wchodząc w każdy dokument osobno.
Klient potrzebował jednego, spójnego systemu, który automatycznie uporządkuje procesy i przeniesie kontrolę do WooCommerce.
Cel projektu
Stworzenie dedykowanej, dwukierunkowej integracji WooCommerce ↔ Comarch ERP XT, która osiągnie pełną automatyzację i da właścicielowi natychmiastową kontrolę.
- Cel 1: Pełna automatyzacja: Zautomatyzowanie synchronizacji, fakturowania i wysyłki dokumentów.
- Cel 2: Eliminacja błędów: Usunięcie prac ręcznych i ludzkich pomyłek.
- Cel 3: Wzrost efektywności: Skrócenie czasu realizacji zamówienia i poprawa obsługi klienta.
- Cel 4: Centralna kontrola: Umożliwienie pełnej kontroli nad zamówieniami i dokumentami w jednym miejscu(WooCommerce).
Nasze rozwiązanie: dedykowane API
Zbudowaliśmy autorską integrację API WooCommerce – Comarch ERP XT, koncentrującą się na maksymalnej wydajności i bezpieczeństwie danych.
Dwukierunkowa synchronizacja danych (produkty i klienci)
- Mapowanie: Powiązanie klientów po ID lub NIP oraz produktów po unikalnym indeksie.
- Pełna spójność: Pierwsza pełna synchronizacja baz danych (Woo → Comarch).
- Codzienna automatyka: Codzienna, automatyczna aktualizacja cen i stanów magazynowych (Comarch → Woo).
Korzyść: Aktualne ceny i stany magazynowe w każdej chwili. Koniec z duplikacją danych i pomyłkami cenowymi.
Automatyzacja obsługi zamówień
- Natychmiastowy transfer: Zamówienia z WooCommerce automatycznie trafiają do Comarch jako dokumenty sprzedaży.
- Inteligentna obsługa: Identyfikacja klienta po NIP i obsługa specyficznych procesów klienta (np. modyfikacja ilości przed FV, obsługa zamówień "ponad stan").
- Czysta baza danych: Tylko aktualizacja istniejących produktów w WooCommerce – bez tworzenia zbędnych rekordów.
Korzyść: Znacząco szybsza obsługa zamówień i zachowanie specyficznych procesów biznesowych klienta.
Inteligentny system fakturowania (kluczowa wartość)
Moduł, który wyeliminował konieczność ręcznej pracy i nadał pełną przejrzystość.
Przebieg procesu fakturowania (End-to-End):
- Proforma/Zamówienie zostaje wystawione jako faktura w Comarch ERP XT.
- System automatycznie pobiera i archiwizuje gotowy dokument w WooCommerce.
- Faktura jest automatycznie wysyłana do klienta z adresu e-mail sklepu.
- Status zamówienia w Woo zmienia się na „Faktura wysłana” (pełna przejrzystość).
Kluczowe Funkcje Kontrolne:
- Monitoring cykliczny: Skrypt działa w tle co 2 godziny, monitorując status i wysyłając wszystkie faktury, które jeszcze nie zostały wysłane.
- Kontrola 1-klik: Przycisk „Sprawdź dostępność FS i wyślij teraz” na karcie zamówienia, umożliwiający natychmiastową wysyłkę w razie pilnej potrzeby.
- Bezpieczeństwo: System ignoruje stare faktury, zapobiegając spamowaniu klientów starszymi dokumentami.
Korzyść:
Pełna automatyzacja wysyłki faktur. Oszczędność czasu księgowości i natychmiastowa przejrzystość dla właściciela.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie dedykowanej integracji API przełożyło się na natychmiastowe i mierzalne rezultaty w kluczowych obszarach operacyjnych klienta:
- 99% automatyzacji procesu: Osiągnęliśmy pełną automatyzację ścieżki: Zamówienie w WooCommerce → Wystawienie Faktury w Comarch → Wysyłka e-mailem do klienta. Wszystkie kluczowe etapy dzieją się teraz bez udziału człowieka.
- Pełna spójność danych: Dzięki automatycznej synchronizacji cen, stanów magazynowych i danych klientów, wyeliminowano ręczne błędy oraz ryzyko sprzedaży produktów, których nie ma na stanie.
- Oszczędność czasu: Klient oszczędza kilkadziesiąt minut każdego dnia pracy, które wcześniej były poświęcane na ręczne wystawianie i wysyłkę faktur. System wykonuje tę pracę automatycznie co dwie godziny.
- Większa kontrola dla Właściciela: Pełny podgląd statusu faktur (wysłane/niewysłane) oraz możliwość ręcznej, natychmiastowej wysyłki jednym kliknięciem jest dostępna bezpośrednio w WooCommerce – dużo wygodniej niż w systemie ERP.
- Lepsza obsługa Klienta: Każdy klient otrzymuje fakturę automatycznie i we właściwym momencie po złożeniu zamówienia.
Co powiedział klient:
"Integracja działa bardzo dobrze, to rozwiązanie jest . Przez WooCommerce widzę od razu, czego brakuje dużo wygodniej!"
Podsumowanie
Stworzyliśmy kompletny, dedykowany system integrujący WooCommerce z Comarch ERP XT, który eliminuje błędy, automatyzuje kluczowe procesy logistyczne i operacyjne, oraz daje pełną przejrzystość i kontrolę.
To idealne rozwiązanie dla firm, które chcą rozwijać sprzedaż online bez zwiększania obciążenia operacyjnego.
