Estomed: opinie, cena i recenzja programu dla stomatologa

Coraz więcej programów dla gabinetów sprzedaje abonament w przeglądarce. Estomed idzie inną drogą: licencja jest bezterminowa, baza danych stoi na serwerze w gabinecie, a z chmury korzystają tylko wybrane moduły, takie jak SMS, rejestracja online czy aplikacja mobilna. Według strony producenta program jest na rynku od 2003 roku, a producent ma siedzibę w Gdańsku. Od 2021 roku spółka należy do francuskiej grupy SOHO Capital. Sprawdzamy, ile naprawdę kosztuje kilka lat pracy, czym różnią się licencje Basic, Ultimate i Gold i co dzieje się z programem, gdy przestajesz płacić abonament.

Producent sam buduje tę pozycję na sprzeciwie wobec chmury. W liście do klientów z grudnia 2024 r. dyrektor zarządzający Łukasz Ziółkowski pisał, że „w 2024 roku wróciło do nas wielu klientów rozczarowanych obietnicami chmury”. To deklaracja, której nie da się sprawdzić, a w marcu 2024 r. ten sam producent zapowiadał, że „już niedługo Estomed będzie w chmurze”. Pełnej wersji chmurowej na stronie producenta do dziś nie ma, więc kupujesz program instalowany, z dodatkami online.

Ile kosztuje Estomed: cennik 2026, licencja raz i abonament co miesiąc

Według cennika Estomed licencja jest jednorazowa i „dożywotnia”, a jej cena obejmuje pierwszy rok abonamentu. Cennik zaznacza, że podane kwoty to ceny brutto za instalację na jednym stanowisku. Stanowisko to jeden komputer: gabinet z fotelem i recepcją potrzebuje dwóch licencji, jeśli serwerem bazy jest jeden z tych komputerów. Czy wydzielony serwer też wymaga licencji, cennik nie mówi.

Abonament „przy podpisaniu umowy na 12 miesięcy”. Przy większej liczbie licencji producent obiecuje rabaty, bez podania kwot.

Do tego dochodzą wiadomości SMS w systemie przedpłaconym: 16 gr brutto za SMS z losowego numeru, 24 gr brutto z numeru gabinetu albo z nazwą gabinetu jako nadawcą. Moduły dodatkowe, takie jak eWUŚ, rozliczenia NFZ czy rejestracja online, są płatne osobno i wymagają aktywnego abonamentu, ale ich cen w cenniku nie ma. Zdalne szkolenie z wybranego obszaru, np. obsługi NFZ, kosztuje 500 zł za dwie godziny; strona szkoleń nie podaje, czy to kwota netto, czy brutto.

Licencja „dożywotnia” brzmi jak zakup jednorazowy, ale rachunek pokazuje coś innego: po pięciu latach abonament jest większą częścią kosztu niż sama licencja. Przy Gold to 4512 zł brutto abonamentu wobec 3000 zł brutto licencji na każdym stanowisku. Licencja daje prawo do programu, a o tym, czy program da się dalej używać w gabinecie z P1 i NFZ, decyduje abonament.

Licencja bezterminowa nie zastąpi eksportu. Program zostaje na serwerze, ale bez aktualizacji P1 i NFZ po roku nie wyślesz z niego recepty, więc format eksportu całej bazy ustal przed zakupem.Mateusz Hauer, Hauer Power

Basic, Ultimate czy Gold: co jest w której licencji

Najłatwiej przeoczyć dwie rzeczy. Terminarz wizyt nie wchodzi do licencji Basic: producent opisuje ją jako licencję „do rozpoczęcia pracy lub prowadzenia niewielkiego gabinetu”, a Ultimate jako „polecaną dla większości gabinetów”. Druga sprawa waży więcej: wersji nie można mieszać. Jeśli na recepcji wystarczyłby Basic, a w gabinecie potrzebujesz Gold, i tak kupujesz Gold na każde stanowisko, bo, jak pisze producent, „architektura programu nie pozwala na mieszanie wersji programu w ramach jednej instalacji”.

Magazyn, sterylizacja, tablety z podpisem i stanowisko samoobsługowe pacjenta są płatnymi dodatkami od Basic.

Basic ma w cenniku pozycję „Rozliczenia”, a Gold osobno „Fakturowanie”. Z cennika nie wynika jasno, czy w Basic i Ultimate wystawisz fakturę i wyślesz ją do KSeF. Jeśli fakturujesz firmy, zapytaj o to przed zakupem licencji, bo różnica między Ultimate a Gold to 500 zł brutto na stanowisko i 11 zł brutto miesięcznie, a przez zakaz mieszania płacisz ją na każdym komputerze.

Jak działa Estomed: wymagania, serwer w gabinecie i moduły online

W małym gabinecie serwerem może być jeden z komputerów, na którym ktoś pracuje. Wymagania są jednak wyraźnie wyższe niż przy programie w przeglądarce, a stały adres IP przy rejestracji online to dodatkowa pozycja u dostawcy internetu. Aplikacja mobilna na iOS i Androida działa od 2020 roku i jest modułem od licencji Ultimate; służy do podglądu grafiku, umawiania wizyt i dopisywania opisów poza gabinetem.

Za kopie zapasowe w modelu stacjonarnym odpowiada przede wszystkim gabinet. Od wersji 9.7 z grudnia 2025 r. producent oferuje usługę Estomed Backup, konfigurowaną przez serwis i wysyłającą powiadomienia e-mail o wykonanych kopiach. Gdzie trafiają kopie i u jakiego dostawcy chmury, producent nie pisze. W 2019 r. firma, wtedy jeszcze Hakon Software, informowała o wdrożeniu systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z ISO/IEC 27001; aktualnego certyfikatu obecnej spółki na stronie nie znaleźliśmy.

P1, NFZ i eWUŚ: co Estomed obsługuje

E-recepty, e-skierowania i zdarzenia medyczne do P1 są w licencji Basic. Producent na bieżąco dostosowuje program do zmian w P1: wersja 9.18.2 z września 2026 r. wprowadza nowe reguły walidacji i obowiązkowe kody procedur ICD-9 na e-skierowaniach, a od wersji 9.5 do P1 trafiają tylko pacjenci zweryfikowani w Centralnym Wykazie Usługobiorców.

Rozliczenia z NFZ to najmocniejsza strona programu w historii wersji. Wpisy z 2025 i 2026 r. dotyczą komunikatów SWIAD i LIOCZ, kolejek oczekujących, faktur NFZ, współczynników dla świadczeń stomatologicznych i zarządzeń DSOZ, w tym zarządzenia 95/2026/DSOZ. Od wersji 9.10 wymiana danych z Portalem Świadczeniodawcy i SZOI odbywa się przyciskami „Wyślij” i „Pobierz odpowiedzi”, bez ręcznego zapisywania plików. W abonamencie serwis wgrywa umowę z NFZ, przypisuje lekarzy do produktów i konfiguruje kolejki. Warunek: licencja Gold na każdym stanowisku i płatne moduły NFZ.

Program wyśle sprawozdanie, ale nie poprawi danych, które do niego trafiły. Świadczenie wraca, gdy pacjent nie ma uprawnień w dniu wizyty, lekarza brakuje w harmonogramie albo rozpoznanie nie pasuje do procedury. Najczęstsze przyczyny i sposób ich wyłapania przed wysyłką opisujemy w tekście o odrzuconych świadczeniach NFZ.

W poradnikach producenta jest instrukcja certyfikatu PUE ZUS lekarza, ale ten certyfikat służy też do podpisywania e-recept, więc nie przesądza o e-zwolnieniach. Jeśli wystawiasz zwolnienia, zapytaj producenta wprost albo zaplanuj osobne narzędzie ZUS, czyli drugie logowanie przy każdym zwolnieniu.

KSeF w Estomed od wersji 9.10

Obsługę Krajowego Systemu e-Faktur producent wprowadził w wersji 9.10 z marca 2026 r. Program wysyła faktury certyfikatem KSeF w trybie online i offline, odbiera UPO i kod QR, obsługuje korekty i faktury zaliczkowe. Według instrukcji trzeba wgrać oba certyfikaty, uwierzytelniający i offline, a do wyboru są trzy tryby:

1. 1
   Wszystkie automatycznieKażda faktura z programu trafia do KSeF bez dodatkowego kliknięcia.
2. 2
   Tylko z NIP automatycznieTryb domyślny: faktury dla firm idą same, pozostałe wysyłasz ręcznie, jeśli chcesz.
3. 3
   Wszystkie ręczniePrzycisk „Wyślij do KSeF” przy każdej fakturze.

Instrukcja ostrzega, że po zapisaniu faktury nie można już zmienić jej danych, a numeracja nie może się powtarzać, jeśli wysyłasz do KSeF faktury także z innego programu. Kolejne wersje uzupełniły szablony faktur dla pacjentów (9.16.0) oraz obsługę kontrahentów zagranicznych i jednostek samorządu (9.18.2). Faktury dla pacjentów bez działalności nie muszą trafiać do KSeF, faktury dla firm tak. Gabinet, który wystawia firmom faktury na łącznie do 10 000 zł brutto miesięcznie, ma czas do 1 stycznia 2027 r.; od tej daty zaczynają też obowiązywać kary. Szczegóły i wyjątki opisujemy w tekście KSeF dla lekarzy i przychodni.

Funkcje dla gabinetu stomatologicznego

• Karta pacjenta i diagram zębów połączony z planami leczenia (od wersji 7.53), plany wieloetapowe z kosztorysem, rabatami i podpisem pacjenta na tablecie.
• Panel przeglądu i panel periodontologiczny już w licencji Basic.
• RTG: integracje m.in. z Carestream, DTX Studio, EzDent i NNT, zdjęcia przypisane do wizyt. Producent deklaruje „obsługę zdjęć 2D”, o CBCT i zdjęciach 3D nie pisze, a przy imporcie z Carestream 8 zdjęcia 3D są pomijane. Jeśli potrzebujesz tomografii w karcie pacjenta, zapytaj o to wprost.
• Centrum Komunikacji: przypomnienia SMS z automatycznym potwierdzaniem wizyty, kampanie, czat z pacjentem.
• Płatności: terminale i przedpłaty online Polcard, w tym BLIK, Google Pay i Apple Pay, według producenta dostępne dla placówek z aktywnym abonamentem.
• Dental Audio Notes: według producenta moduł wypełnia opis wizyty na podstawie nagrania, korzystając z „wytrenowanego silnika AI do Stomatologii”.

Przy Dental Audio Notes zapytaj o trzy rzeczy, których strona nie podaje: cenę, miejsce przetwarzania nagrań z gabinetu i to, czy lekarz zatwierdza opis przed zapisaniem w dokumentacji. Nagranie rozmowy z pacjentem to dane o zdrowiu, więc potrzebujesz umowy powierzenia, która je obejmuje, i musisz poinformować pacjenta o nagrywaniu.

Umowa, abonament i dane po rezygnacji

Licencja Estomed to krótki dokument w 10 punktach na stronie producenta. Zawiera się ją przez instalację programu, a „integralną częścią umowy jest faktura zakupu”. Licencja daje roczną opiekę techniczną i aktualizacje, a producent wyłącza odpowiedzialność za szkody, „w tym również za ewentualną utratę informacji”. Najważniejsze zasady płatności są w cenniku:

To nasza interpretacja cennika i umowy licencyjnej, nie porada prawna.

Model stacjonarny ma przy rezygnacji jedną przewagę nad chmurą: baza leży na serwerze w gabinecie, a licencja jest bezterminowa, więc po końcu abonamentu dokumentacja nie znika z dnia na dzień. Kłopot w tym, że bez abonamentu nie ma aktualizacji, a tylko od marca do września 2026 r. producent opisał pięć wydań, w większości wymuszonych zmianami reguł P1, NFZ i KSeF. Bez nich program przestaje nadążać za systemami państwowymi.

Producent obiecuje bezpłatne przeniesienie danych do Estomed przy pierwszej instalacji, z zakresem ustalanym indywidualnie. O eksporcie całej bazy w drugą stronę dokumenty nie mówią. Na stronie o wymogach EDM producent sam przypomina, że system dokumentacji powinien umożliwiać eksport całości danych „np. XML, SQL” tak, żeby dało się je odtworzyć w innym systemie. Zapytaj więc, w jakim formacie i za ile dostaniesz taki eksport, i wpisz odpowiedź do umowy. Jak to sprawdzić przed podpisaniem, opisujemy w tekście o odzyskaniu danych przy rezygnacji z programu medycznego, a ile lat trzeba trzymać dokumentację, w tekście o przechowywaniu dokumentacji medycznej.

Sam plik eksportu to dopiero połowa pracy, bo nowy program musi jeszcze zrozumieć, co w nim jest. Przy zmianie programu stomatologicznego rekomendujemy zapytać o eksport razem z opisem jego struktury: co jest pacjentem, co wizytą, co pozycją planu leczenia, a co zdjęciem RTG przypisanym do wizyty. Jak wygląda przeniesienie danych systemu medycznego od strony technicznej, pokazujemy w case study migracji systemu medycznego.

Rozwój programu i wsparcie

Historia wersji na stronie producenta jest szczegółowa i regularna. Najważniejsze wydania z ostatnich 12 miesięcy:

Wsparcie działa przez helpdesk w dni robocze od 8:00 do 18:00, formularz zgłoszeń i narzędzie zdalnego pulpitu. Gabinet ma też opiekuna biznesowego przypisanego do województwa. Czasu reakcji producent nie podaje, a kilka razy w roku publikuje komunikaty o dniach, w których helpdesk jest nieczynny, ostatnio 5 czerwca 2026 r.

Estomed opinie: co da się sprawdzić, a czego nie

Na stronie producenta nie ma sekcji z opiniami klientów. Producent podaje, że z programu korzysta ponad 3500 gabinetów w Polsce i za granicą; to deklaracja, której nie da się sprawdzić w niezależnym źródle. Niezależnych recenzji z cenami i oceną integracji praktycznie nie ma. Sprawdzić da się za to rzeczy twarde: cennik, umowę licencyjną, historię wersji i dane spółki. Zanim zdecydujesz, poproś producenta o kontakt do gabinetu podobnej wielkości z Twojego województwa i zapytaj go o czas reakcji serwisu i o to, jak przebiegła pierwsza aktualizacja pod P1.

Dla porządku: Estomed sp. z o.o. powstała w 2021 r. przez wydzielenie z gdańskiej spółki Hakon Software, która wcześniej rozwijała program, i przejęła zawarte z gabinetami umowy. Jej jedynym wspólnikiem jest SOHO Capital, grupa z oprogramowaniem dla stomatologów we Francji, Irlandii, Portugalii i Wielkiej Brytanii.

Zalety i wady Estomed w skrócie

Pytania do producenta przed zakupem

1. 1
   Faktury i KSeFCzy w licencji Basic i Ultimate wystawię fakturę i wyślę ją do KSeF, czy potrzebuję Gold?
2. 2
   AbonamentCzy abonament płacę od każdego stanowiska i ile kosztują moduły, których potrzebuję: eWUŚ, NFZ, rejestracja online, aplikacja mobilna, Estomed Backup, Dental Audio Notes?
3. 3
   Eksport bazyW jakim formacie, z jakim opisem struktury i za ile dostanę eksport całej bazy, gdy zmienię program?
4. 4
   Dane w chmurzeGdzie trafiają kopie z Estomed Backup, nagrania z Dental Audio Notes i dane rejestracji online, i jaka umowa powierzenia to obejmuje?

Estomed a alternatywy

Ceny z rankingu i recenzji na naszym blogu, odczyt cenników 27–28.10.2026. Pozostałe programy porównujemy w rankingu programów do gabinetu lekarskiego, a programy za 0 zł w tekście o darmowym programie do gabinetu lekarskiego.

FAQ

Na co umówić się z producentem, zanim kupisz

W Estomed płacisz raz za licencję, ale wiążesz się na lata z abonamentem, bo tylko on utrzymuje program w zgodzie z P1, NFZ i KSeF. Dlatego najważniejsze ustalenia nie dotyczą funkcji, tylko wyjścia: ile stanowisk Gold naprawdę potrzebujesz, ile kosztują moduły NFZ i w jakim formacie odbierzesz całą bazę, gdy kiedyś zmienisz program. Jeśli te trzy odpowiedzi dostaniesz na piśmie, cena licencji przestaje być niewiadomą.