5 darmowych aplikacji do składania podpisów elektronicznych

W obecnych czasach, kiedy praca zdalna staje się coraz bardziej popularna, zdolność do elektronicznego podpisywania dokumentów wydaje się być nieocenioną funkcjonalnością, umożliwiającą płynne i efektywne zarządzanie dokumentacją bez konieczności fizycznego spotkania. Aby ułatwić Wam ten proces, zebraliśmy zestawienie narzędzi do elektronicznego składania podpisów. Te aplikacje i platformy są zaprojektowane, aby umożliwić szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów online, co jest niezwykle przydatne w wielu aspektach pracy zdalnej. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz podpisać umowę, zatwierdzić raport, czy zaakceptować warunki współpracy, wśród tych narzędzi z pewnością znajdziesz opcję dostosowaną do Twoich wymagań i sposobu pracy.

W roku 2014 w życie wszedł europejski akt prawny – rozporządzenie eIDAS, którego głównym celem było podniesienie poziomu zaufania do transakcji przeprowadzanych drogą elektroniczną. Dwa lata później, czyli w 2016, dokonano aktualizacji tegoż aktu, co zapewniło możliwość elektronicznego podpisania dokumentów. Dziś, w erze cyfryzacji, większość organizacji na co dzień korzysta z elektronicznego sygnowania umów. Zobaczmy, jakie rozwiązania w tej dziedzinie proponują polskie oraz zagraniczne firmy.

‍

spis treści:

• Co to jest podpis elektroniczny?‍
• PandaDoc
• Szafir
• Autenti
• SIGNIUS
• Pergamin

‍

Co to jest podpis elektroniczny?

Elektroniczny podpis to cyfrowa forma podpisu użytkownika, wykorzystywana do zapewnienia integralności oraz potwierdzenia autentyczności elektronicznej wersji dokumentu. Aplikacje do elektronicznego podpisu (eSignature) pozwalają na zdalne podpisywanie dokumentów przez użytkowników znajdujących się w różnych miejscach. Zanim dokument zostanie podpisany, użytkownicy mają możliwość jego wypełnienia. Taki rodzaj podpisu ma moc prawną.

‍

Zobacz również 6 najlepszych aplikacji do planowania spotkań dla Twojej firmy

PandaDoc

Co to jest PandaDoc?

PandaDoc to zaawansowane narzędzie, które umożliwia szybkie tworzenie, edytowanie, monitorowanie i elektroniczne podpisywanie dokumentów. Poznaj efektywniejszą metodę przygotowywania profesjonalnych ofert, wycen i kontraktów. Popraw swoje wyniki dzięki możliwości nieograniczonego korzystania z elektronicznych podpisów, dostępu do wielokrotnie używalnych szablonów, edycji bezpośrednio w aplikacji, integracji z systemami CRM oraz całodobowego wsparcia. Nasi klienci przygotowują dokumenty w czasie krótszym niż 4 minuty, co przekłada się na 20% wzrost efektywności zamknięcia transakcji. Przyłącz się do grona 50 000 firm, które usprawniają zarządzanie dokumentacją, optymalizują procesy akwizycji i zwiększają swoje wyniki!

‍

Kim są użytkownicy PandaDoc?

PandaDoc jest przeznaczony dla organizacji średniej i dużej wielkości. Wspieramy działania zespołów odpowiedzialnych za sprzedaż, marketing, obsługę klienta oraz HR w efektywniejszym zarządzaniu ofertami, propozycjami i umowami.

‍

Kluczowe funkcjonalności:

Automatyzacja: Oprogramowanie to umożliwia zautomatyzowane zatwierdzanie i zbieranie podpisów za pomocą jednego kliknięcia, a także oferuje dostęp do ponad 750 gotowych szablonów.

Bezpieczeństwo danych i przechowywanie: Narzędzie to zapewnia bezpieczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów w takich usługach jak Dropbox, Google Docs, OneDrive, Box oraz Evernote, oferując przy tym limit wielkości pliku do 50MB na dokument.

Zgodność z przepisami: PandaDoc zapewnia zabezpieczenia spełniające standardy korporacyjne, w tym HIPAA, GDPR, FERPA, SOC 2, ISO 27001, FedRAMP, DoD CSM oraz PCI DSS.

Integracja: Aplikacja bezproblemowo współpracuje z takimi platformami jak HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Copper, monday.com, Slack, Zoom, Zapier i Dropbox.

Wielojęzyczność: Dostępna w wielu wersjach językowych, w tym w niemieckim, polskim, włoskim, portugalskim, hiszpańskim, holenderskim, angielskim, francuskim i szwedzkim.

Dodatkowe funkcje: PandaDoc oferuje także funkcje takie jak masowe wysyłanie, dostęp do API, podpisywanie dokumentów przez wiele stron, przypomnienia, personalizacja marki, niestandardowe pola, możliwość dołączania załączników, uwierzytelnianie biometryczne, generowanie raportów, audyt ścieżek i monitoring procesu podpisywania.

Wsparcie techniczne: Obsługa klienta dostępna przez telefon, czat oraz formularz kontaktowy.

Kompatybilność: Działa na systemach Windows, Mac i Linux.

Ceny: Plan subskrypcji zaczyna się od 19 dolarów miesięcznie.

Wersja próbna: Dostępna jest bezpłatna wersja podstawowa.

Zalety:

• Intuicyjny interfejs i łatwy w obsłudze pulpit nawigacyjny.
• Bogata oferta funkcji i wysoki poziom bezpieczeństwa.
• Możliwość integracji z różnorodnymi narzędziami.
• Proste tworzenie i zarządzanie dokumentami.
• Efektywne zarządzanie zespołami i obszarami pracy.
• Jedno z najlepszych darmowych rozwiązań do podpisów elektronicznych z dostępem do gotowych szablonów.

Wady:

• Ograniczone możliwości aplikacji mobilnej.
• Brak możliwości edycji dokumentów po ich wysłaniu.
• Konieczność ręcznej zmiany statusu dokumentu.
• Wymagane członkostwo do korzystania ze szablonów i integracji.

‍

Poznaj 7 najlepszych programów do spotkań w 2024

Szafir

Program Szafir umożliwia korzystanie z funkcji podpisu elektronicznego, w tym:

• Możliwość dokonywania lub sprawdzania podpisów elektronicznych i pieczęci w każdym formacie dopuszczonym przez regulacje eIDAS,
• Znakowanie czasowe danych,
• Dokonywanie lub weryfikacja podpisu indywidualnego za pomocą e-dowodu,
• Użycie dowolnej karty kryptograficznej z kwalifikowanym certyfikatem,
• Szyfrowanie i deszyfrowanie informacji.

Szafir wyróżnia się na tle konkurencji dzięki:

• Możliwości masowego podpisywania i weryfikacji poprzez jednoczesne przetwarzanie wielu plików oraz ustalanie limitów czasowych lub liczby operacji kryptograficznych po wprowadzeniu kodu PIN,
• Obsłudze formatów e-podpisu zgodnych z eIDAS, w tym CAdES, XAdES, PAdES, ASiC-S, z opcją wielokrotnego podpisywania, kontrasygnat i podpisów otaczających,
• Kompatybilności z kartami kryptograficznymi wydawanymi przez wszystkie polskie kwalifikowane centra certyfikacji,
• Akceptacji kwalifikowanych certyfikatów zarówno krajowych, jak i zagranicznych,
• Funkcji szyfrowania i deszyfrowania z wykorzystaniem algorytmów DES3 i AES na certyfikatach niekwalifikowanych,
• Opcji znakowania czasowego danych,
• Tworzenia szablonów dla procesów podpisywania i weryfikacji dokumentów,
• Integracji z menu kontekstowym dla szybkiego dostępu do funkcji e-podpisu,
• Automatycznych aktualizacji programu,
• Personalizacji ustawień dla użytkowników,
• Intuicyjnego wybierania danych do podpisu lub weryfikacji z opcją sortowania,
• Zgodności z formatem e-Deklaracji,
• Wsparcia list TSL dla weryfikacji podpisów z krajów UE,
• Dostępności w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej.

‍

Sprawdź naszą ofertę :

• Projektowanie UX/UI
• Analityka internetowa

‍

Autenti

Autenti to platforma, która ułatwia funkcjonowanie wielu firm dzięki nowatorskim rozwiązaniom w obszarze e-podpisu, umożliwiając oszczędność czasu i znaczące redukcje kosztów, nawet o 70%, związanych z tradycyjnym sposobem zawierania umów. Cel Autenti to eliminacja użycia papieru w całym procesie podpisywania, co przyczynia się nie tylko do ochrony środowiska, ale także pozwala zaoszczędzić na czasie i kosztach dostarczania dokumentów.

Korzystanie z kwalifikowanego podpisu Autenti przynosi wiele korzyści:

• Znaczna oszczędność czasu – pierwszy dokument można podpisać w ciągu zaledwie 30 sekund, zamiast kilku dni,
• Wygoda – możliwość zawierania umów z klientami i partnerami biznesowymi w dowolnym momencie, całkowicie cyfrowo,
• Redukcja kosztów – oszczędności wynikające z eliminacji papieru mogą sięgnąć nawet 70%, co obejmuje oszczędność na utrzymaniu urządzeń, druku, archiwizacji oraz tradycyjnym przesyłaniu dokumentów,
• Bezpieczeństwo i zgodność prawna – podpisane dokumenty są zgodne z oryginałem i mają moc prawną, co w razie sporów z klientami stanowi solidny dowód dzięki e-podpisowi.

Założenie konta w Autenti zajmuje tylko kilka minut i nie wymaga żadnych zobowiązań. Co więcej, do korzystania z e-podpisów nie jest konieczne instalowanie dodatkowego oprogramowania, ani dla ciebie, ani dla odbiorcy. Cały proces podpisywania dokumentów sprowadza się do trzech prostych kroków:

1. Wiadomość e-mail – odbiorca otrzymuje od ciebie e-mail z zaproszeniem do podpisania dokumentu,
2. Przekierowanie na platformę Autenti – przez kliknięcie w link odbiorca jest przekierowany na platformę, gdzie może zapoznać się z dokumentem,
3. Podpis za pomocą jednego kliknięcia – odbiorca weryfikuje swoje dane i akceptuje umowę jednym kliknięciem.

Autenti proponuje różne plany subskrypcyjne, w tym opcję darmową, która pozwala na bezpłatne wysyłanie do 5 umów miesięcznie.

Przeczytaj również 7 najlepszych aplikacji do mailingu dla Twojej firmy

SIGNIUS

SIGNIUS jest kolejnym narzędziem z Polski, dokładnie z Poznania, umożliwiającym zdalne podpisywanie dokumentów, z którego mogą korzystać zarówno przedsiębiorstwa, jak i osoby prywatne. Wprowadzenie tego rozwiązania na rynek wspierał startup Authologic, specjalizujący się w zdalnej weryfikacji tożsamości, wykorzystując do tego celu między innymi dane bankowe.

Dzięki SIGNIUS użytkownicy mają możliwość podpisania szerokiego zakresu dokumentów, w tym papierów firmowych, umów handlowych, dokumentacji ZUS, korespondencji urzędowej, dokumentów prawnych, umów najmu, umów inwestycyjnych, e-faktur oraz faktur korygujących, dokumentacji medycznej, umów o nieujawnianiu (NDA) oraz ofert przetargowych.

‍

Pergamin

Pergamin to innowacyjny startup z Polski, który przekształca sposób zarządzania umowami w środowisku cyfrowym, wykorzystując podejście oparte na danych (data-driven). Dzięki tej platformie możliwe jest automatyczne generowanie, negocjowanie, cyfrowe podpisywanie i archiwizowanie umów, a także wymiana danych i łatwa integracja z różnymi systemami.

Dzięki tej aplikacji użytkownicy mają możliwość weryfikacji danych kontrahentów dzięki dostępowi do zewnętrznych baz danych, takich jak REGON, oraz mogą automatycznie wysyłać i odbierać informacje z systemów CRM czy narzędzi wspierających zarządzanie zasobami ludzkimi. Umożliwia to wbudowany system podpisu elektronicznego, dzięki któremu proces zawarcia umowy jest całkowicie cyfryzowany, eliminując potrzebę drukowania i fizycznego wysyłania dokumentów.

W styczniu 2021 roku, Pergamin zebrał 3 miliony złotych w rundzie finansowania typu seed. Pozyskane fundusze zostaną wykorzystane na rozwój produktu, w tym na rozbudowę funkcjonalności wykorzystujących analizę danych i uczenie maszynowe, wzmocnienie zespołu poprzez rekrutację nowych specjalistów, a także na działania marketingowe i sprzedażowe.

‍

‍